INFORME SEMINARIO INTERNACIONAL DE RR PP

SEMINARIO INTERNACIONAL DE PROMOCIÓN DE LA IMAGEN PÚBLICA DE ROTARY (II)

Informe de: Coordinador de Zona 19 -Carlos Hugo D´ Amico

El trabajo desarrollado en los Grupos de Debate fué encarado con seriedad y profundidad por parte de los participantes y el respectivo coordinador. Los resultados fueron importantes y se expusieron en la Plenaria. Luego del coffee-break, se llevó a cabo la segunda Sesión Plenaria que contó con la presentación del Coordinador para America Latina de la Comisión de Imagen Pública de Rotary, el EGD del Distrito 4720 Fernando Antonio Quintella Ribeiro, quien llevó a cabo una excelente exposición sobre las RRPP en su faz práctica. Pudimos apreciar un original modo de presentar las RRPP y el interés despertado por la presentación de Fernando permitió confirmar que el camino que él eligió para encarar el trabajo fué el correcto. En la tercera Sesión Plenaria escuchamos la exposición del rotario Benito Fleitas Guilard, del Distrito 4840 de Paraguay. El tema que encaró el disertante fué: ¨La comunicación social en América Latina, uniendo esfuerzos en busca de un discurso global¨. Luego del cierre de la tercer Sesión Plenaria asistimos a la Cena en Honor del Presidente Wilf que felizmente ya había arribado, lo que le permitiría asistir a las sesiones del día siguiente. La cuarta Sesión Plenaria se inició el sábado 9 con el tema: ¨Las Ondas de Radio¨, a cargo de la rotaria Denise Alves del Distrito 4410. Denise abordó su exposición en forma de entrevista o reportaje, proponiendo modos diferentes de trabajar en Imagen Pública.- La quinta Sesión Plenaria contó con la participación del rotario Luiz Carlos Ramos, del distrito 4430 y que tuvo a su cargo analizar la importancia de los impresos dentro de las herramientas que tenemos los rotarios para llevar adelante un buen programa de RRPP, bajo el título de: ¨Los impresos un mensaje que queda¨.- A continuación se trabajó nuevamente en cinco Grupos de Debate, según el siguiente detalle: --Los trabajos rotarios y la media, saliendo del anonimato, coordinado por el EGD Carlos Froes (Brasil Rotario).- --Comuinicación on-line, ventajas y límites necesarios, coordinado por el EGD Olimpio Crisóstomo Ribeiro (Distrito 4470).- --Las Relaciones Públicas, instrumento que dá fuerza a la comunicación, coordinado por el EGD José Domingos Rabello (Distrito 4620).- --Elementos de la comunicación, coordinado por el EGD Paulo Chedid (Distrito 4430).- --Becarios e intercambistasmos, excelentes canales de comunicación, coordinado por el Director de RI 2005-2007 Carlos Speroni.- Luego del coffee-break, los relatores presentaron las interesantes conclusiones de los Grupos de Debate y se desarrolló la sexta Sesión Plenaria, que consistió en tres entrevistas o reportajes: En el primero de ellos la EGD Celia Cruz de Giay (Distrito 4820) entrevistó al Presidente Wif. Este fué el momento más esperado del Seminario por cuanto las participaciones de Celia y Wif prometían un espacio, no solamente instructivo y de capacitación, sino también plagado de simpatía y buena onda. Podemos asegurar que no nos defraudaron. En la segunda y tercera entrevista, los protagonistas fueron el EGD Valdir Pagnoncelli (Distrito 4640) como reportero y el PPRI Luis Vicente Giay (en el primer bloque) y un grupo de ex Gobernadores (en el segundo). El objetivo de presentar un modo atractivo de presentar al rotarismo a las comunidades se cumplió totalmente.- Luego de esta actividad se procedió al cierre del Seminario, con los mensajes de práctica.-

INFORME SEMINARIO INTERNACIONAL DE RR PP

SEMINARIO INTERNACIONAL DE PROMOCIÓN DE LA IMAGEN PÚBLICA DE ROTARY (I) informe de: Coordinador Zona 19- Carlos Hugo D'Amico

Se llevó a cabo en Foz do Iguazú, estado de Paraná, Brasil, los días 8 y 9 de febrero pasado. La sede del seminario fué el Hotel Bourbón y contó con una asistencia de 795 inscriptos.

El Seminario fué magníficamente organizado por los Gobernadores Mauricio Alves (Distrito 4640), Carlos Alberto Vargas Freire (Distrito 4470), Amaury Cruz Couto (Distrito 4630), Militino Gregório Sising (Distrito 4650), Reinaldo Seleti (Distrito 4710), Ilma Brandalize Machado (Distrito 4730), Jefferson Bittencourt (Distrito 4740) y Benigno A. Villasanti (Distrito 4840). Tuvieron una destacada participación el Presidente Wilf Wilkinson, el Presidente 1996-1997 Luis Vicente Giay, el Director 2007-2009 Themistocles Pinho, el Director 2005-2007 Carlos Enrique Speroni y el Director Electo Antonio Hallage. La Comisión Ejecutiva del Seminario estuvo a cargo del Director Themistocles Pinho y del Coordinador para América Latina de Imagen Pública de Rotary Fernando Antonio Quintella Ribeiro. Asistió en calidad de invitado especial el Prefeito Municipal de Foz do Iguazú Sr. Paulo Mac Donald Ghisi, quien entregó un cálido mensaje de bienvenida en nombre de la ciudad. En la Sesión de Apertura (8 de febrero por la tarde), además del Sr. Prefeito Municipal de Foz do Iguazú, entregaron su mensaje el Gobernador del Distrito 4640 Mauricio Alves en representación de los Gobernadores Anfitriones, el Director de RI 2007-2009 Themistocles Pinho y el Presidente de RI 1996-1997 Luis Vicente Giay. Cabe aclarar que el Presidente Wilf pudo arribar el día siguiente por problemas de último momento que no pudo resolver. A continuación se inició la Primera Sesión Plenaria con el desarrollo del primer tema: ¨Las Herramientas Disponibles en Rotary para una comunicación eficaz¨ a cargo del Coordinador de la Zona 19 de Imagen Pública de Rotary, Carlos D´Amico, en el que se enfocó el tema en dos etapas: en la primera se delinearon todas razones que esgrime RI para considerar a las RR PP como un motor fundamental en esta etapa del rotarismo y en la segunda se analizaron todas las herramientas, tangibles e intangibles, que disponemos en Clubes y Distritos para llevar adelante un buen programa de Difusión de Imagen Pública.

Luego se trabajó en cinco Grupos de Debate que consideraron los siguientes temas:

--Los caminos posibles de la comunicación social, coordinado por Altimar Augusto Fernandes ( EGD Distrito 4420). --Como involucrar a los empresarios rotarios en el esfuerzo de divulgar Rotary?, coordinado por Alceu Eberhardt (EGD Distrito 4650). --Cual es su capacidad para contribuir con el trabajo de Imagagen Pública?, coordinado por Amaury Cruz Couto (Gobernador Distrito 4630).- --Pequeñas ideas, grandes resultados, coordinado por Antonio Celso Costa (EGD Distrito 4710).- --Rotary, ese desconocido, coordinado por Antonio Hallage (EGD Distrito 4730).-

RECURSOS DISPONIBLES EN LAS ESTRATEGIAS DE RR PP

RECURSOS DISPONIBLES PARA ENCARAR ESTRATEGIAS DE RR PP EN ROTARY (III)

La página web de Rotary: www.rotart.org

En el nuevo diseño de la página web de Rotary encontramos todo tipo de material que nos transporte al mágico mundo de las RR PP. Si utilizamos el buscador buscando material sobre el tema que hoy nos ocupa, encontraremos 235 títulos que nos pueden ser útiles. Aparecen a nuestra vista los manuales relacionados con las RR PP que ya hemos mencionado, datos sobre recursos para RR PP, informe sobre resultado de encuestas sobre RR PP, información sobre el Premio de RR PP, la reglamentación de los subsidios de RR PP, Proyectos de RR PP de Clubes en el mundo, actividad de RR PP de los clubes Rotaract e Interact, instrucciones sobre la aplicación de las RR PP al Desarrollo del Cuadro Social, sugerencias de cómo relacionarse con los medios de difusión, y otras informaciones sobre el tema que hoy nos ocupa.

Acción del Grupo de apoyo para la Imagen Pública

RI ha designado un Grupo cuya función es brindar apoyo, asesoría y motivación, a la vez que estimular el debate y trasmitir información a los clubes y distritos. Los integrantes del grupo ayudan y alientan a los rotarios a título individual, así como a los clubes y distritos, a fin de que tracen planes y emprendan actividades que realcen la presencia de Rotary en sus comunidades locales, haciendo partícipe al público de que es Rotary y de la obra que realiza. Este grupo de apoyo se encuentra liderada por un Coordinador General del que dependen un Asistente General y seis Coordinadores de Área, a su vez de los Coordinadores de Área tienen a su cargo 34 Coordinadores de Zona, los que se encuentran directamente vinculados con los Clubes y Distritos.

VALORES INTANGIBLES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA TRABAJAR EN RR PP

El prestigio de Rotary, sustentado en 102 años de trabajo constante en la búsqueda de la paz entre las naciones y la hermandad entre los pueblos. Debemos inducir a los rotarios a difundir en sus comunidades los logros de Rotary y La Fundación Rotaria, son algunos de ellos: que un grupo importante de rotarios participó en la fundación de las Naciones Unidas y la UNESCO, que Rotary Internacional posee, como organización no gubernamental, la categoría más alta como organismo consultivo ante el Consejo Económico y Social de la ONU, que Rotary tuvo una participación decisiva en la búsqueda de la paz durante la guerra entre las repúblicas hermanas de Bolivia y Paraguay, de la que surgió como emblema el galardón de Premio Novel de la Paz al rotario Carlos Saavedra Lamas integrante del RC de Buenos Aires, que Rotary ha desarrollado alianzas estratégicas con organismos dependientes de las Naciones Unidas, como por ejemplo la OMS, para erradicar la polio, y con entidades de prestigio internacional como la Fundación de Bill y Melinda Gates, con la cual ha acordado el pasado 26 de noviembre aportar un total de 200 millones de dólares para terminar definitivamente con la polio en el mundo, que Rotary y su Fundación Rotaria han sido los principales responsables de haber disminuido a niveles insignificantes la polio en el mundo.

PLAN ESTRATEGICO 2007-2010 DE ROTARY INTERNATIONAL

-Erradicación de la polio.- -Fomentar el reconocimiento y la imagen pública de Rotary interna y externamente.- -Mejorar la capacidad de Rotary para brindar servicio.- -Desarrollar el cuadro social mundial tanto en cantidad como en calidad.- -Destacar la singular consagración de Rotary a la labor de Servicio a Través de la Ocupación.- -Maximizar el uso y desarrollo de la capacidad de liderazgo dentro de RI.- -Implementar el Plan Estratégico en su totalidad, a fin de asegurar continuidad y coherencia en todos en todos los niveles de nuestra organización

Podemos apreciar la importancia que RI le asigna a la Difusión de la Imagen de Rotary al incluirlo en un lugar destacado dentro de su plan estratégico para el período 2007 a 2010.-

RECURSOS DISPONIBLES EN LAS ESTRATEGIAS DE RR PP

RECURSOS DISPONIBLES PARA ENCARAR ESTRATEGIAS DE RRPP EN ROTARY (II)

Manuales de Rotary

Rotary desarrolla temas relacionados con las RR PP en diversos manuales, algunos de utilización específica y otros con capítulos destinados al tema que hoy nos ocupa.

Manual de Procedimiento

En el Capítulo de Relaciones Públicas en la primera parte, punto 1, el Club Rotario, se habla de la responsabilidad de los rotarios, de los clubes rotarios y de los gobernadores de distrito en materia de RR PP. Manual de identidad visual de Rotary International

Se refiere a un elemento básico de la difusión de la Imagen de Rotary: su emblema, sus colores, se dan pautas acerca de cómo utilizarlas en papel con membrete por clubes y distritos, de que características deben reunir las buenas publicaciones rotarias, como diagramar páginas, que tipografía utilizar, el mejor uso de gráficos y fotografías y, finalmente, como debe ser el mejor diseño de una página web.

Manual del gobernador para la Asamblea Internacional

En su sesión 4 se refiere a la Imagen Pública de Rotary, enumerándose consejos para trabajar con los medios de difusión y que mensajes rotarios trasmitir a los mismos.

Manual del Comité de RR PP del Club

En el mismo se definen las funciones y responsabilidades de sus integrantes, sus objetivos, una guía para la planificación de clubes rotarios eficaces, se sugieren mensajes esenciales de Rotary, se detallan los componentes de las RR PP y se mencionan los conceptos que enfocan el desarrollo del cuadro social a través de las RRPP.

Manual de instrucción para el Gobernador de Distrito

En el capítulo 3 de este manual se habla de La Comunicación, en el mismo se asignan responsabilidades y sé da importancia a la comunicación entre el equipo distrital, se habla de la visita oficial y del discurso del Gobernador, se mencionan a las publicaciones del distrito, sitios web del distrito y de la tarea de RR PP. En este último tema se pone énfasis en la importancia de difundir la imagen de Rotary, y se dan precisas instrucciones sobre: El Comité Distrital de RR PP; Las relaciones con medios de difusión; Los comunicados de prensa; Las hojas informativas; Como tener en cuenta las actividades distritales y de los clubes con potencial mediático; Se mencionan otras formas de promover la toma de conciencia sobre Rotary y se sugieren respuestas a las preguntas sobre Rotary.

Mensajes que transmiten la esencia de Rotary

Manual de instrucción del presidente del Club En el capítulo 8 de este manual se dan precisas instrucciones para el Presidente del Club Rotario con respecto a sus responsabilidades respecto a las RR PP, tocando temas similares a los del Gobernador de Distrito pero enfocados hacia la problemática del Club.

Juego de materiales para RR PP

Es un conjunto de materiales sobre RR PP en los que se dan instrucciones para trabajar con los medios informativos, se proponen modelos de comunicados de prensa y se dan sugerencias sobre el funcionamiento de una página web.

RECURSOS DISPONIBLES EN LAS ESTRATEGIAS DE RR PP

RECURSOS DISPONIBLES PARA ENCARAR ESTRATEGIAS DE RRPP EN ROTARY (I)

RI pone al alcance de rotarios, clubes y distritos una gran variedad de herramientas que posibilitarán trabajar con eficacia en RR PP: programas, subvenciones, material grabado, manuales, impresos, anuncios en DVD, instrucciones y sugerencias. Pero también los clubes tienen a su disposición elementos intangibles de fundamental trascendencia para llevar a la práctica un eficaz programa de RR PP: el prestigio de Rotary y de La Fundación Rotaria, sus programas, sus logros, sus proyectos de futuro y, además, los conceptos éticos que conlleva la acción de los rotarios.

HERRAMIENTAS QUE RI OFRECE PARA PROGRAMAS DE RRPP.

RI pone a disposición de clubes impresos, folletos, videos y, desde hace un tiempo, un material grabado de excelente calidad técnica llamado ¨La Humanidad en Marcha¨ A la fecha se encuentra editada la cuarta versión de este conjunto de 4 DVD que abarca publicidad de Rotary para: TV, Radio, Impresión gráfica y Vallas publicitarias. En este material encontramos, en todos los idiomas posibles, tres cortos publicitarios para televisión, tres mensajes para difundir en radio, varios textos para confeccionar impresos adaptables a la medida que se desee y varias propuestas de cartelería para vallas publicitarias.

Sugerencias de cómo relacionarse con los medios:

Si se conoce bien el funcionamiento de los medios periodísticos se podrá difundir eficazmente el mensaje de Rotary. Para ello se sugiere: Establecer un listado de los medios de difusión; Seleccionar los medios de difusión más apropiados; Contactarse con los medios; Contar con rotarios que se expresen correctamente y que conozcan los programas de Rotary en general y los de su club en particular y no anunciar noticias que puedan resultar desfavorables para nuestra Institución.

Instrucciones sobre los estilos de redacción cuando se trate de difundir Rotary a través de la prensa:

Estilo de redacción, por ejemplo tener en cuenta el estilo de la pirámide invertida, o sea que la información va descendiendo según el nivel de su importancia; Como redactar un comunicado de prensa, se brindan modelos a utilizar según la índole del mensaje a trasmitir; Tipografía a usar según los objetivos del mensaje y utilización adecuada de las imágenes.

Recomendaciones sobre las páginas web de clubes y distritos.

Una página web debe ser atrayente, interesante y de fácil acceso. Se tendrá éxito si la página web es confiable en cuanto a los datos que suministra y si consigue predisponer favorablemente a quienes reciben el mensaje.

Propuestas sobre planes de capacitación.

Se sugiere a Clubes la conveniencia de llevar a la práctica seminarios de capacitación que tendrán como objetivo motivar a los rotarios por parte de los respectivos Comités de RR PP acerca de que éstas son un factor esencial para asegurar la supervivencia de la Institución. Se recomienda a los presidentes de club que se consustancien de la importancia del tema, como punto de partida para encarar la tarea de motivar al resto de los rotarios. La capacitación no debe circunscribirse solamente a explicar como trabajar en RR PP, sino que deberán abarcar datos e información correcta sobre Rotary.

TEMAS A CONSIDERAR EN UN PROGRAMA DE RR PP

1) LA HUMANIDAD EN MARCHA IV.

Rotary International ha desarrollado un material verdaderamente interesante que se encuentra compuesto por cuatro DVD, de alta calidad técnica, que permiten llevar a la práctica mensajes de difusion de la imagen de Rotary a través de medios de difusión apropiados a cada uno de ellos: a) Televisión, se trata de tres publicidades de muy corta duración que pueden emitirse por TV; b) Radio, textos sin imagen relacionados con la actividad de los rotarios; c) Impresos, diferentes posibilidades de imprimir carteles con mensajes rotarios enmarcados en una imagen apropiada; d) Vallas publicitarias, variadas sugerencias de textos e imágenes para promover la acción rotaria. Los Clubes que necesiten un ejemplar de LA HUMANIDAD EN MARCHA IV. pueden solicitarlo a través de la pagina de RI y se les remitirá sin cargo alguno. 2) El Plan estratégico de RI para el período 2007-2010.

Es importante tener en cuenta cuales son los objetivos del plan estratégico que RI ha diseñado para el período 2007 a 2010, a los efectos de incluir en los planes de RR PP aquellos temas que estarán presentes en la acción rotaria durante ese trieño. En un eficaz programa de RR PP no solamente se debe promover los éxitos de la Institución en el pasado, sino que es esencial mostrar a las comunidades que Rotary tiene la mira en el futuro de la humanidad, y ello se mostrará claramente en su acción presente y sus propuestas para el futuro. El Plan Estratégico de Rotary para el período 2007 a 2010 comprende los siguientes objetivos prioritarios: a) Erradicar la polio; b) Fomentar el reconocimiento y la imagen pública de Rotary interna y externamente; c) Mejorar la capacidad de Rotary para brindar servicio; d) Desarrollar el cuadro social mundial tanto en cantidad como en calidad; e) Destacar la singular consagración de Rotary a la labor de Servicio a Través de la Ocupación; f) Maximizar el uso y desarrollo de la capacidad de liderazgo dentro de Rotary; g) Implementar el Plan Estratégico en su totalidad, a fin de asegurar continuidad y coherencia en todos los niveles de nuestra organización.

3) Información que puede consultarse a la página web de Rotary International.

La nueva página de RI www.rotary.org permite tener acceso a 235 temas que ayudan al trabajo en RR PP, suministrando todos los aspectos posibles que pueden ser de utilidad. En el material al que se puede acceder podemos encontrar manuales rotarios específicos para RR PP y otras publicaciones que tratan el tema en alguno de sus capítulos relacionados con la actividad de rotarios, clubes y distritos. También es posible encontrar en la página web de RI sugerencias, instrucciones y comentarios que permitirán conocer datos de otros rotarios que han trabajado en el tema con mayor o menor éxito. Es interesante conocer la acción de las organizaciones juveniles de Rotary, Rotaract e Interaract, en materia de difusión de la imagen pública de Rotary, cuales son los datos de algunas encuentas llevadas a cabo con el objetivo de conocer información sobre RR PP y, finalmente, algunos programas llevados a cabo por clubes y distritos que son verdaderos ejemplos de como encarar la difusión de Rotary con seriedad y eficiencia.

MATERIAL PARA UTILIZAR EN LOS MEDIOS

En los vinculos que incluye esta entrada, pueden acceder a los formularios de solicitud de material de RI para la difusion de la Imagen Publica. http://www.rotary.org/es/Members/RunningAClub/InformingTheCommunity/Pages/HumanityinMotion.aspx http://www.rotary.org/es/Members/RunningAClub/InformingTheCommunity/Pages/Documentlibrary.aspx

LAS RR PP EN EL DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL ( IV )

PODREMOS DESARROLLAR EL CUADRO SOCIAL SIN UNA ADECUADA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY? ( IV )

No cabe duda que una imagen positiva de Rotary que llegue a la comunidad permitirá: Que las personas más calificadas deseen incorporarse a nuestra institución por cuanto la considerarán con el prestigio necesario como para satisfacer sus exigencias. Esto permitirá que los clubes encuentren un camino más propicio cuando se trate de invitar a posibles rotarios a sus reuniones; Que los socios de los clubes se concientizen de que pertenecen a una Institución muy importante reconocida por la comunidad de la que forman parte. Este convencimiento por parte de los rotarios dará lugar a una motivación mayor para encarar las tareas de servicio y asegurará una mayor permanencia en el Club. O sea favorecerá la retención; Que se facilite la creación de nuevos clubes en territorios que se consideren aptos para el funcionamiento del servicio rotario. Los profesionales y empresarios a contactarse para el nuevo emprendimiento se encontrarán honrados de ser convocados para ingresar a Rotary; Que se pueda llevar a cabo el fortalecimiento de los clubes con dificultades, dado que los rotarios que encararán la tarea se sentirán con el apoyo que significa la importancia de la Institución a la que pertenecen y podrán encontrar una respuesta favorable entre los futuros socios que convoquen para fortalecer el cuadro social del club.

Entonces:

Si queremos que Rotary se desarrolle cuantitativa y cualitativamente debemos estar absolutamente convencidos de que un eficaz programa de RR PP es sencillamente el elemento esencial que nos permitirá asegurar la permanencia y solidez de Rotary en el Siglo XXI. Para tener éxito es necesario que cada uno de los rotarios se involucren en la tarea, lo que exige una acción de concienciación, de motivación y de capacitación tal que asegure el objetivo. Recordemos lo que nos pide el Manual de Procedimiento:

Se espera que cada rotario esté cabalmente informado de la Misión de Rotary y de sus programas y actividades, y que busque oportunidades para difundir mejor la finalidad y los logros de Rotary a través de sus contactos personales, profesionales y empresariales.

Creo que este concepto sintetiza lo que Rotary espera de nosotros acerca de la difusión de su Imagen Pública. En primer lugar nos pide que estemos lo suficientemente motivados como para poder influir en los demás sobre las bondades de nuestra Institución. Es casi imposible que trasmitamos una imagen positiva de Rotary si no estamos convencidos de ello. Luego nos sugiere estar capacitados, o sea conocer que es Rotary y cuales son sus programas, para poder difundirlos correctamente. Esta difusión la debemos hacer asumiendo el liderazgo que nos corresponde en la actividad económica a la que pertenezcamos y, finalmente, la consecuencia de llevar a cabo esta acción será el desarrollo integral de Rotary, cualitativa y cuantitativamente hablando. La difusión de la Imagen de Rotary debe cumplir, además, una condición esencial: la similitud, coherencia y exactitud de los conceptos a transmitir. Para que el plan de difusión sea exitoso no deberíamos transmitir conceptos que se contrapongan entre si o no sean correctamente definidos. Corremos el riesgo de confundir a la gente si cada uno de nosotros transmite ideas o conceptos disímiles sobre las mismas cosas. Rotary puede ser definido correctamente de un solo modo, sin embargo he escuchado tantas definiciones como rotarios diciéndolas.

RESUMIENDO:

Tenemos un formidable desafío por delante: Trabajar cada día más ocupándonos de los problemas de nuestras comunidades, pero teniendo presente que el éxito será completo cuando logremos que esas comunidades perciban a Rotary como LA Institución moderna y eficaz que se ocupa de sus problemas. El éxito en la transmisión de esta imagen será un aliado fundamental para asegurar un Desarrollo del Cuadro Social de Rotary que le permita mantener por largo tiempo su liderazgo entre las Instituciones de Servicio.

LAS RR PP EN EL DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL ( III )

PODREMOS DESARROLLAR EL CUADRO SOCIAL SIN UNA ADECUADA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY? ( III )

En el camino hacia la toma de conciencia de los rotarios sobre la importancia de las RR PP en Rotary, vamos a tropezar con algunos inconvenientes. Muchos rotarios aún se preguntan: Porque ahora debemos difundir la imagen de Rotary, si hasta hace muy pocos años nuestra Institución crecía y se fortalecía sin ocuparse de ello, o sea Rotary marcaba rumbos entre las Instituciones de servicio sin buscar reconocimiento alguno por sus obras? Porque hay que cambiar ese modo de actuar? Debemos contestar que Rotary en esos años no tenía que competir con otras organizaciones de servicio para captar socios y desarrollarse, ni tampoco se dificultaba la búsqueda de fondos para sus programas, considerando dentro de los mismos a los que necesita nuestra Fundación Rotaria. Además, en estos tiempos todas las Instituciones de Servicio están sujetas a una constante evaluación por parte de las comunidades y tenemos que reconocer la necesidad permanente de forjar vínculos y robustecer nuestra imagen en las mismas. No debemos desconocer que los ciudadanos de éxito que se consagren a servir a la comunidad desearán formar parte de organizaciones prestigiosas dedicadas a servir a la sociedad con proyectos concretos. Además, para evitar confusiones, hoy más que nunca es imprescindible que expliquemos a la sociedad que Rotary no es igual a las otras organizaciones de servicio, a pesar que en la superficie pueda parecerlo. Es esencial que demostremos que la nuestra es una Institución en constante búsqueda de nuevas formas de gestión para lograr prestar un mejor servicio. Debemos transmitir a la comunidad cuales son los programas de nuestra Fundación Rotaria y porque los mismos están enfocados al logro de la paz y la hermandad entre los pueblos. Es importante tomar conciencia que la percepción de Rotary dentro de nuestras comunidades afectará directamente a la capacidad de los clubes para atraer y retener socios. Por ello necesitamos que, al emprender proyectos de servicio eficaces, llevemos el mensaje de Rotary a la sociedad con el objetivo de realzar nuestra imagen pública. La imagen de Rotary a difundir debe resaltar algunas de sus características más relevantes: El fomento el uso de normas éticas en las actividades profesionales y empresarias; La utilización de mecanismos modernos de gestión; El conocimiento de las necesidades de las comunidades y los consecuentes programas de acción para encarar su solución y el establecimiento de alianzas estratégicas con las organizaciones más importantes del mundo destinadas a realizar en conjunto tareas humanitarias a favor de los más necesitados y a fomentar la hermandad entre los pueblos con el objetivo último de alcanzar la paz en el mundo.

LAS RR PP EN EL DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL ( II )

PODREMOS DESARROLLAR EL CUADRO SOCIAL SIN UNA ADECUADA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY? ( II )

Esa búsqueda de modernos formas de gestión para distritos y clubes han desembocado en nuevas herramientas que RI ha puesto a nuestra disposición: el plan de liderazgo distrital y el plan de liderazgo en el club. Tanto uno como otro proveen a los distritos y a los clubes de sistemas de trabajo ágiles para ejercer un liderazgo que, sin renegar del legado de nuestros mayores, les permita atender el servicio rotario con una mayor eficacia. En el nuevo organigrama del Plan de Liderazgo en los Clubes resaltan nítidamente dos conceptos llamados a encarar el problema de que hablamos antes: el desarrollo del cuadro social y las RR PP. El concepto de Desarrollo del Cuadro Social busca llevar adelante una estrategia basada en: El ingreso de socios altamente calificados; La retención de los socios, tratando de circunscribir las bajas a las ¨naturales¨; La creación de nuevos clubes, y el fortalecimiento de los clubes existentes. Las RR PP o la Difusión de la Imagen de Rotary, conceptos equivalentes en la terminología rotaria:

ES LA FUNCIÓN OPERATIVA QUE CREA, DESARROLLA E IMPLEMENTA LAS NORMAS Y PROGRAMAS DESTINADOS A INFLUIR EN LA OPINIÓN PUBLICA BUSCANDO OBTENER UNA RESPUESTA POSITIVA PARA ROTARY POR PARTE DE LA COMUNIDAD.

Los nuevos comités de Administración del Club y Proyectos son modificaciones relacionadas con el ordenamiento de las funciones teniendo en cuenta otros parámetros, mientras que el Comité de la Fundación Rotaria no frece cambios con respecto a la estructura anterior. Los cambios de fondo en el nuevo ordenamiento es el reemplazo del concepto de ¨crecimiento¨ por el de ¨Desarrollo del Cuadro Social¨ y el énfasis puesto en la utilización de un adecuado programa de RR PP. Entonces, hoy debemos hablar de los siguientes conceptos como elementos operativos del trabajo de los rotarios: el liderazgo, la motivación, la capacitación, el compañerismo, el desarrollo del cuadro social y la definición de un adecuado programa de difusión de la imagen pública de Rotary. Estos seis principios operativos están absolutamente ligados entre sí, de modo tal que dependen y se potencian los unos a los otros. Mejorar el funcionamiento de los mismos es un objetivo esencial en la búsqueda de alcanzar mejores niveles en el servicio que prestamos los rotarios en el mundo. Veamos, entonces, como depende el Desarrollo del Cuadro Social de un adecuado programa de RR PP. Tal vez el primer objetivo, y tal vez el más difícil de alcanzar, es conseguir que la totalidad de los rotarios entiendan la importancia de difundir la imagen pública de Rotary y se involucren en un programa destinado a ese fin. Debemos explicarle que el desarrollo del cuadro social es absolutamente esencial para la viabilidad de Rotary durante los próximos 100 años y convencerlos de que el elemento clave es una imagen pública exitosa.

LAS RR PP EN EL DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL ( I )

PODREMOS DESARROLLAR EL CUADRO SOCIAL SIN UNA ADECUADA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY? ( I )

En Rotary durante años hemos puesto énfasis en mejorar aquellos elementos operativos que considerábamos claves para lograr un servicio eficaz. Los principales elementos operativos claves eran, entre otros: La Motivación; La Capacitación; El Liderazgo; El Crecimiento y el Compañerismo

LA MOTIVACION:

Como el modo de crear conciencia en los socios de Rotary sobre la conveniencia de interesarse en nuestra Institución, sus programas, su proyección en la comunidad.

LA CAPACITACION:

Como la tarea de instruir, informar, mantener actualizado y promover el conocimiento de los rotarios sobre la filosofía y los programas de Rotary y de la Fundación Rotaria.

EL LIDERAZGO:

De los rotarios, como el modo de difundir y estimular el ideal de servicio entre quienes son sus pares en la actividad que desarrollen.

EL CRECIMIENTO:

Como el mecanismo para lograr que la Institución se desarrolle, o lo que es lo mismo se adecue, cualitativa y cuantitativamente a las necesidades de la comunidad.

EL COMPAÑERISMO:

O sea, generar el ambiente deseable para trabajar en el servicio rotario en un clima propicio. Los Clubes Rotarios trabajaron sobre estos temas con diferente éxito, pero siempre consientes que mejorarlos era un objetivo esencial en la búsqueda de alcanzar mejores niveles en el servicio que prestaba el rotarismo en el mundo. Cuando el crecimiento cuantitativo de Rotary en el mundo se detiene y su cuadro social ingresa en la meseta en la cual aún estamos, se pone mayor énfasis en el trabajo de los clubes para lograr el ingreso de nuevos socios como mecanismo fundamental para solucionar el problema. Era la época de los ¨Comités para el incremento del número de socios¨ . Como respuesta a esa campaña ingresaron en 12 años (1990-2002) alrededor de 4.100.000 socios a nuestra Institución, produciendo un incremento neto de aproximadamente 200.000. Pues bien, como vemos ingresar socios solamente no ha solucionado el problema y los rotarios hemos tomado conciencia que debíamos encarar nuevos métodos de gestión en los clubes que nos permitieran trabajar con herramientas más adecuadas a los tiempos que corren.

LAS RR PP EN EL FORTALECIMIENTO DE LA FUNDACION ROTARIA ( III )

LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN PUBLICA EN EL FORTALECIMIENTO DE LAS CONTRIBUCIONES A LA FUNDACION ROTARIA ( III )

En las RR PP de Rotary debe tener un lugar la demostración de la acción cumplida con los recursos recibidos o, dicho de otro modo, como la persona que aporta los fondos puede tener acceso a la información relacionada con el modo de utilización de esos recursos. En definitiva, debemos considerar la importancia de todas las etapas por que atraviesa el proceso captación de los fondos que recibe LFR: 1) El conocimiento de los objetivos y programas de nuestra Fundación Rotaria por parte de los potenciales donantes. 2) El aporte de los fondos con su destino específico. 3) La administración que hace LFR de esos fondos antes de su utilización. 4) El uso de los fondos según su destino. 5) La publicidad de cómo se utilizaron los fondos y la importancia de los programas a los que fueron dirigidos. Está claro que en el programa de RR PP que se vaya a implementar se deben tener en cuenta las etapas primera, tercera y última. Porqué? Porque la promoción de los objetivos de LFR es esencial para que los potenciales contribuyentes, sean rotarios o no, conozcan cual es la obra que realiza, cuales son sus programas humanitarios y para qué necesidades están previstos, y cuales son sus programas educativos y que se pretende con ellos. Además se debe hacer hincapié en la forma en que LFR administra los fondos recibidos, de modo de no gastar dinero de los aportes en su propia administración, de lo que resulta que todos los dineros recibidos se utilizan en su totalidad en programas. Pero también es importante dar a conocer a quienes suministraron los fondos que cosa se hizo con esos fondos, que necesidades se cubrieron, que obras se realizaron, en definitiva: para que sirvió su aporte. En síntesis, podemos afirmar que en el capitulo destinado a LFR de un buen programa de Difusión de la Imagen de Rotary, deben estar perfectamente explicitados estos objetivos básicos: Fidelizar a los contribuyentes que ya han efectuado aportes, o sea conseguir que se sientan lo suficientemente satisfechos por que sus fondos tuvieron los destinos previstos y se administraron con corrección y eficiencia, como para que continúen ligados a LFR de modo de constituirse en sus colaboradores permanentes; Generar nuevos contribuyentes que se sientan atraídos por los objetivos de nuestra fundación, evalúen convenientemente su trayectoria de responsabilidad, seriedad y eficiencia en el manejo de los fondos donados, y consideren que sus programas tienen el diseño adecuado a las necesidades de las comunidades. La misión de La Fundación Rotaria de Rotary International es alcanzar la comprensión mundial y la paz mediante la implementación de programas humanitarios, educativos e intercambios culturales de carácter internacional. Para que este cometido pueda llevarse a la práctica con eficacia me permito considerar oportuno traerles un concepto de Paul Harris: Al promover la buena voluntad y la comprensión internacional, debe uno recordar la importancia de transmitir nuestro mensaje a gran número de personas, afiliadas a Rotary o no, y tener en cuenta que individualmente es imposible llegar a un público tan numeroso. En consecuencia: Un buen programa de RR PP es esencial para la tarea presente y futura de nuestra Fundación Rotaria y en esta misión debemos involucrarnos todos.

LAS RR PP EN EL FORTALECIMIENTO DE LA FUNDACION ROTARIA ( II )

LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN PUBLICA EN EL FORTALECIMIENTO DE LAS CONTRIBUCIONES A LA FUNDACION ROTARIA ( II )

No debemos abrigar dudas de que existe una relación directa entre la imagen positiva de una Institución benefactora como La Fundación Rotaria y sus posibilidad de obtención de los fondos necesarios para llevar a cabo sus proyectos. Cuanto mejor sea la imagen de La Fundación Rotaria mayor será la posibilidad de captación de fondos, mayor será la posibilidad de encarar nuevos programas y mayor será su prestigio en el mundo. En estas épocas sería inviable para asegurar la continuidad de la misión de LFR plantearse modos de acción que oculten la autoría de las obras llevadas a cabo o que disimulen su importancia, no es posible garantizar la subsistencia de los programas sin un fluir permanente y continuo de los fondos necesarios para llevarlos a cabo. Y podríamos decir más, esa necesidad de permanencia en la tarea humanitaria puede únicamente asegurarse si LFR sigue creando nuevos programas, si LFR sigue aumentando la importancia relativa de los programas existentes, en una palabra: si LFR sigue el crecimiento ininterrumpido que la ha llevado a ser una de las entidades benefactoras más importantes del mundo de hoy. Y este crecimiento solo puede sustentarse con un incremento sostenido de los fondos destinados a los programas actuales y futuros. Sin una imagen altamente positiva de LFR como podría haber confiado en Rotary la Fundación Bill y Melinda Gates para comprometer, como sucedió el 26 de noviembre de 2007, el aporte de cien millones de dólares para el programa Polio Plus? Que importante imagen de confiabilidad, seguridad, eficiencia y honestidad ha percibido de Rotary esta Institución tan prestigiosa? Pero, tan importante como responder la pregunta precedente, es plantearnos como podemos los rotarios difundir a toda la sociedad la confianza de la Fundación Bill y Melinda Gates hacia los rotarios. Como puede multiplicarse esa cifra tan importante si los rotarios nos preocupamos en preparar un programa de RR PP que incluya la difusión de este hecho tan trascendente para nuestra organización? La donación más importante recibida en su historia. Tanta gente podría decidir aportar fondos a LFR impulsada por el ejemplo que estamos comentando. Como valorar el impacto favorable en la imagen de Rotary de una decisión tomada por una institución de tamaña trascendencia? Seguramente Rotary y La Fundación Rotaria asistirán a un crecimiento de su prestigio a nivel mundial y, consecuentemente, muchas personas verán en los rotarios un canal confiable hacia el que se pueden dirigir los aportes para mejorar la calidad de vida de los seres humanos. Por otra parte la Fundación Bill y Melinda Gates se sentirá prestigiada por esta Alianza Estratégica convenida con una Institución del nivel de Rotary y recibirá el reconocimiento que merece por contribuir a dar la batalla final contra la polio. Pero….de que otros modos una Imagen positiva de nuestra Institución favorece, promueve y facilita el incremento en la recaudación de los fondos que LFR requiere para dar cumplimiento a sus programas actuales y encarar nuevos objetivos. Desde ya que el principal recurso con que cuenta nuestra organización es la acción de sus 1.221.298 rotarios que constituyen 1.221.298 puentes entre cada comunidad y LFR. La tarea de esta inmensa cantidad de promotores se facilita cuando se trata de buscar el aporte de fondos para una institución que goza de un gran prestigio universal.

Pero este prestigio no surge por casualidad o por arte de magia, surge de una tarea que tiene como norte difundir las características fundamentales de LFR que la hacen confiable, no solamente por su honestidad, sino por su eficiencia en el diseño de programas destinados a resolver problemas concretos.

LAS RR PP EN EL FORTALECIMIENTO DE LA FUNDACION ROTARIA

LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN PUBLICA EN EL FORTALECIMIENTO DE LAS CONTRIBUCIONES A LA FUNDACION ROTARIA (I)

Las RR PP constituyen el vehículo para mostrar a las comunidades del mundo entero que Rotary es una organización de confianza que aborda necesidades verdaderas. Cuando un club rotario goza de una imagen pública positiva, sus socios están motivados para la acción y los socios en perspectiva más entusiasmados por afiliarse. Estos dos conceptos encierran en pocas palabras cuanto tiene que ver un buen programa de RR PP que difunda correctamente la imagen pública de Rotary y las posibilidades de LFR de fortalecer el monto de las contribuciones que recibe de los rotarios y de los no rotarios. Si definimos como Difusión de la Imagen Pública a la función operativa que crea, desarrolla e implementa las normas y programas destinados a influir en la opinión pública, buscando obtener una respuesta positiva para Rotary por parte de la comunidad, la pregunta que debemos hacernos es: Cuales son las respuestas positivas que esperamos encontrar? Esas respuestas tendrán que ver, entre otras cosas, con la posibilidad de desarrollar satisfactoriamente nuestro cuadro social, con la colaboración para llevar a cabo nuestros programas, con la receptividad de los conceptos éticos que Rotary busca difundir en empresarios y profesionales, con los aportes de fondos que permitirán desarrollar planes de acción relacionados con necesidades concretas. Las respuestas de nuestros conciudadanos no rotarios repercutirán en diversos aspectos de la vida de nuestra organización y, en la medida que la difusión responda a un plan orgánico y permanente, podemos asegurar que siempre será de modo positivo. Las respuestas de nuestros compañeros rotarios generarán: Una mayor motivación en la puesta en práctica del servicio rotario, e incentivos adicionales que permitirán incrementar la participación de los integrantes de cada club en los programas de Rotary y de LFR. Uno de los resultados de estas respuestas, y no precisamente de menor importancia, es el referido a la posibilidad de que nuestra Fundación Rotaria incremente los fondos que recibe con destino a sus programas. Una imagen de confiabilidad en el manejo de los fondos, de seguridad en su asignación para programas específicos, de racionalidad para seleccionar aquellos programas que respondan a las necesidades más acuciantes de los seres humanos, de seriedad en cuanto a su administración tan transparente como eficiente, permitirá que aquellas personas con la suficiente sensibilidad de interesarse por los problemas de la humanidad, decidan confiar a nuestra Fundación Rotaria los fondos que destinen a obras de bien. La difusión de que LFR no gasta un solo dólar de los aportes recibidos en su propia administración y que todo dinero que recauda es destinado íntegramente a sus programas será un factor altamente positivo para aquellos que busquen instituciones creíbles que se dediquen a labores humanitarias. Pero además el papel de las RR PP en Rotary es difundir cuál es la filosofía de acción de nuestra Fundación Rotaria. Debe hacer hincapié en que sus programas educativos son tan importantes como sus programas humanitarios. Que sus programas de becas, en sus diversas vertientes, son generadores de perpetuos embajadores de buena voluntad entre los pueblos. Que su finalidad es lograr mejorar las relaciones entre los países, promover la hermandad entre las naciones, buscar la confraternidad entre los seres humanos y propender a su objetivo final: alcanzar la paz en el mundo.

UNA NOTICIA EXTRAORDINARIA

LA FUNDACION BILL Y MELINDA GATES CONTRIBUYEN CON 100 MILLONES DE DOLARES PARA EL PROGRAMA POLIO PLUS

1- Una noticia extraordinaria.

Recientemente se formalizo la contribución de 100 millones de dólares que la Fundación Bill y Melinda Gates aporta para el Programa Polio Plus de La Fundación Rotaria de Rotary International. Por otra parte La Fundación Rotaria se compromete a aportar una cifra similar en el lapso de tres años, entonces el programa Polio Plus recibirá fondos por doscientos millones de dólares, con los que se espera dar el golpe final a la polio en los cuatro países en los cuales el polio virus salvaje aún no ha sido exterminado: India, Nigeria, Afganistan y Pakistán. Esta contribución es la más grande recibida en su historia por La Fundación Rotaria.

2- La Difusión de la importante novedad.

RI solicita que luego de firmada esta Alianza Estratégica entre Rotary y la Fundación Bill y Melinda Gates, los clubes y distritos den toda la publicidad que puedan a un hecho de tamaña significatividad, que constituye un hito histórico para nuestra organización en lo que hace a la presunción de que con la importancia del aporte se podrá eliminar con seguridad a la polio de la faz de la tierra.

3- Algunas reflexiones relacionadas con la importancia de las RR PP.

Podría pensarse en una contribución de tal magnitud por parte de una de las fundaciones más importantes del mundo sin una excelente Imagen Pública de quien es el destinatario de los fondos? Por supuesto que no. Estamos seguros que la tarea de difundir una imagen pública de responsabilidad, seguridad, eficiencia, honestidad, experiencia, han producido el prestigio necesario para que la Fundación Bill y Melinda Gates hayan creído en Rotary y en La Fundación Rotaria. Los Rotarios, además de sentirnos satisfechos con este importante reconocimiento, no deberíamos estar pensando en como capitalizarlo difundiéndolo de modo tal que generemos un efecto multiplicador en nuestras comunidades? No cabe duda que la respuesta deberá ser positiva, pero positiva con entusiasmo. Tenemos en nuestras manos la oportunidad de mostrar ante nuestras comunidades a Rotary y a La Fundación Rotaria como una Institución confiable, prestigiosa y eficiente, que es reconocida mundialmente por su capacidad en diseñar programas para dar respuestas a las necesidades de la gente. De que otros modos influirá esta contribución en la actividad rotaria? Seguramente los rotarios podremos, si nos lo proponemos, capitalizar la feliz circunstancia que estamos comentando para generar un clima de entusiasmo que proveerá mejores modos de desarrollar nuestro servicio. También puede ser un factor muy importante para la captación de nuevos socios.

4- Como podemos llevar a la práctica la difusión de la buena nueva.

Sugerimos diseñar un comunicado de prensa del estilo que acompañamos como adjunto, adaptado a las características de cada lugar para ser entregados a los medios de la zona de influencia de clubes y distritos. En aquellas zonas en que se tiene llegada a medios de comunicación sería interesante promover un reportaje a los miembros de un club o de la gobernación para hablar del tema. También es posible invitar a las reuniones de los clubes a periodistas locales para debatir sobre la importancia de la noticia. Promover reuniones de varios clubes vecinos no olvidando invitar a personas que puedan interesarse por nuestra organización y que puedan, a su vez, ser difusores entre sus relaciones empresarias y profesionales. Invitar a todos los rotarios que a nivel personal difundan la noticia entre sus relaciones personales, resalten el acontecimiento como un hecho de gran importancia para la erradicación definitiva de la Polio.

4- Una recomendación.

Es recomendable que las personas que se contacten con los medios tengan un conocimiento cabal del programa Polio Plus y se recalque que la eliminación de la polio solo se conseguirá cuando se extermine el polio virus en todo el mundo. Aclarar que por más que América esté libre de polio desde hace muchos años no es garantía de que el ¨virus salvaje¨ no pueda ser trasladado por un portador desde los únicos cuatro países en los que todavía no ha sido eliminado.

NUESTRA RESPONSABILIDAD EN LA DIFUSION

MOTIVAR A QUE CADA ROTARIO ASUMA SU RESPONSABILIDAD EN LA DIFUSION DE LA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY

¨ Al promover la comprensión, lo importante es llegar al mayor número de personas, tanto rotarios como personas no afiliadas a Rotary, y esto no se puede lograr mediante el esfuerzo individual ¨. Paul Harris.

Nuestro fundador nos pedía hace ya muchos años que la acción de difusión de uno de los pilares de la filosofía rotaria, como lo es la comprensión, necesitaba contar con el esfuerzo de cada uno de los rotarios actuando en conjunto. Esta toma de conciencia de la importancia de la acción de los 1.211.000 rotarios del mundo para llevar el mensaje de Rotary a cada comunidad está directamente relacionada con el resultado de la acción que debemos encarar en los clubes.

1- Relaciones Públicas en el Club.

Las Relaciones Públicas fortalecen la noción de los socios del Club y la comunidad en general sobre las actividades del Club. Es responsabilidad de cada Rotario promover la labor humanitaria de Rotary mediante: Uso diario de la insignia de Rotary en su solapa; Comprensión y discusión del Objetivo de Rotary y sus programas y actividades e informar a los no rotarios sobre las obras benéficas de Rotary y del Club a través de sus relaciones personales y profesionales.

2- Beneficios de las Relaciones Públicas.

Las Relaciones Públicas eficaces en el Club ayudarán a: Captar socios y voluntarios; Retener a los socios actuales al notar que sus esfuerzos dan resultados y a realzar la imagen del Club en la comunidad e incrementar su potencial de servicio.

3- Actividades de Relaciones Públicas.

Las actividades del Club que atraen la atención de los medios de difusión incluyen: Proyectos de servicio que aborden una necesidad en la comunidad. Es posible que se destaque más ese proyecto si la necesidad que trata de cubrir ha sido motivo de anuncios y debates previos en los medios; Proyectos de servicio internacional auspiciado por el Club; Proyectos donde participen los jóvenes de la comunidad, Crónica de la experiencia de un ex participante de un Intercambio de Grupos de Estudios o Becario de Buena Voluntad en otro país las historias sobre actividades del Club que contengan imágenes que capten la atención.

4- Recursos del Club para las Relaciones Públicas.

Cada Club puede desarrollar sus materiales para promocionar su labor y la de Rotary, tales como: Folletos; Sitios en la Web; Comunicados de prensa y hojas informativas. El contenido de todo comunicado de prensa, folleto, hoja informativa o página web, deberá contestar las siguientes preguntas: Quien Qué Dónde Cuándo Por qué Cómo

5- Recursos que provee Rotary Internacional para las Relaciones Públicas.

Rotary Internacional pone a disposición de cada Club diversos materiales de Relaciones Públicas: Publicaciones y folletos. Entre los mismos distinguimos materiales de capacitación y recursos de promoción. Sobre capacitación encontramos: Relaciones Públicas con eficacia: guía para clubes rotarios (257-SP); Relaciones Públicas: asegure el éxito (video, 269-SP); Juego de hojas informativas (392-SP); PR Tips, boletín electrónico quincenal. Con respecto a los recursos de promoción que provee RI, mencionamos: Juego de materiales para la promoción del Centenario (602-SP); Anuncios de Servicio Público (impresos, audio y vídeo); Esto es Rotary (991-SP); La Humanidad en marcha III (dos CD y un DVD); El sitio Web de RI. En el sitio web de RI podemos obtener los siguientes recursos: Centro de descarga de materiales relacionados con las RR PP; Gráficos y fotografías relacionados con Rotary; Centro de descarga de materiales sobre el Centenario y Centro de capacitación en línea de Rotary.

DIFUNDIR LA IMAGEN PUBLICA ( II )

APUNTES SOBRE COMO DIFUNDIR LA IMAGEN PUBLICA DE ROTARY (II)

1- Relaciones con los Medios de difusión.

La promoción del mensaje de Rotary entre los medios de difusión es un modo de llevar a la práctica la difusión de la Imagen Pública de nuestra Institución. Si se conoce bien el funcionamiento de los medios periodísticos se podrá difundir el mensaje de Rotary con éxito. Algunos temas debemos tener en cuenta:

Seleccionar los medios de difusión más apropiados: Una buena idea sería invitar a un periodista local a dar una charla en el club sobre los pasos que deben seguirse para trabajar con la prensa. Establecer un listado de los medios de difusión. Una vez efectuado, es conveniente elaborar una lista con el nombre, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónica de los periodistas y directores de periódicos o de noticieros radiales y televisivos a quienes podría interesar la noticia que se quiere difundir. Contactarse con los medios. Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicación de diversas maneras. Independientemente del enfoque que se elija en el Club, es recomendable ser convincente, tenaz y cordial, sin presionar a las personas con quienes se dialogue. El método más eficaz dependerá de la preferencia del reportero al que se le envía el comunicado. Participación en las entrevistas: Es importante que el club cuente con portavoces que se expresen con claridad, tengan sólidos conocimientos sobre los programas de Rotary y estén disponibles para que los medios los contacten con facilidad. Respuesta ante situaciones de crisis: A pesar de los mejores esfuerzos que realicen los rotarios, podrían presentarse situaciones polémicas. Es importante responder a las preguntas de los reporteros, pero se recomienda abstenerse de iniciar el contacto con los medios de difusión para anunciar noticias desfavorables acerca de nuestra organización. Si se presentara un problema que, a juicio del representante rotario, exija atención inmediata se sugiere contactarse con Rotary Internacional antes de dirigirse a la prensa ( pr@rotary.org).

2- Presentaciones y discursos.

En caso de que uno o más rotarios de un Club o Distrito sean convocados para hablar de nuestra Institución y para el caso de ser invitado a hacer uso de la palabra ante un público estudiantil, ante otras organizaciones de la comunidad o ante una reunión profesional, es conveniente tener en cuenta: Mencionar siempre a Rotary. Explicar que Rotary es una red mundial de voluntarios en sus propias comunidades, brindando ejemplos de la labor local y mundial de Rotary; Tener en cuenta cómo está formado el público, cerciorándose de que el tema reviste valor para quienes escuchan, Ser directo y explícito; Triplicar el potencial del discurso haciéndolo atrayente, motivador y coherente; Puede ser interesante que el expositor incluya anécdotas personales pertinentes y al concluir se recomienda reiterar el mensaje inicial, o sea repetir el concepto principal que se desea transmitir.

3- Creación de un folleto sobre el Club.

Además de utilizar el material que provee Rotary Internacional, es conveniente diseñar un folleto impreso de buena calidad, para destacar los programas y proyectos de servicio del club, brindando reseñas biográficas de los becarios de Rotary, los participantes del IGE u otros beneficiarios de los programas de Rotary y de La Fundación Rotaria. También se recomienda incluir en el folleto información general y datos estadísticos sobre el Club, párrafos acerca de su historia, logros en su labor de servicio, y fotos documentales de los rotarios en acción. Estos folletos se pueden distribuir a los periodistas locales, a los socios potenciales del club, a los oradores e invitados a las reuniones o eventos del Club y a las personas representativas de la comunidad local.

DIFUNDIR LA IMAGEN PUBLICA ( I )

APUNTES SOBRE COMO DIFUNDIR LA IMAGEN PÚBLICA DE ROTARY (I)

La capacidad de escribir de manera comprensible, lógica y sucinta es vital en el campo de las relaciones públicas. El propósito del material de relaciones públicas es captar la atención del lector, difundir información y convencer a los medios periodísticos para que den cobertura a su artículo.

1- Pirámide invertida.

En la mayoría de los comunicados de prensa y otras comunicaciones para los medios de difusión se utiliza el estilo de pirámide invertida, con la información más importante en orden descendente. El titular y el primer párrafo son las secciones principales del comunicado de prensa. Se debe utilizar un estilo convincente para captar la atención del jefe de redacción o reportero.

2- Las cinco preguntas básicas.

¿Quien o quienes? El tema principal de su relato - la persona o grupo de personas que constituye el elemento esencial de la crónica. ¿Qué? El evento o proyecto que implementa el club. ¿Dónde? La ubicación específica del evento, incluida la dirección. ¿Cuándo? Si es un evento, el día, la fecha y la hora, si es una persona, la hora en que estará presente. ¿Por qué? El motivo por el cual este suceso o persona tiene relevancia para el público en general. Es importante destinar algunos párrafos a describir los detalles del evento o el logro alcanzado por la persona o personas objeto del reportaje.

3- Más allá del comunicado de prensa.

Las noticias pueden transmitirse a los medios de comunicación de diversas maneras, tales como:

Alertas de prensa: Debido a que los plazos son tan ajustados, las salas de redacción prefieren recibir alertas de prensa, puesto que son una versión más concisa de los comunicados de prensa. Ideal para anunciar eventos o sucesos que se llevarán a cabo próximamente. Es un formato muy sencillo, sólo tiene que contestar las cinco preguntas básicas con viñetas y remitir el alerta a sus contactos en los medios periodísticos.

Cartas a la redacción: Puesto que la página editorial es una de las secciones más leídas de un periódico, una carta puede llegar a muchas personas. Use el modelo que proporciona RI como punto de partida.

Artículo editorial: Un anuncio rotario puede dar lugar a una opinión vertida por alguien que forma parte del personal de la redacción. Antes de redactar el artículo para el periódico, se deben determinar qué temas revisten importancia para su comunidad.

Juegos de materiales para los medios de difusión: Se debe preparar una carpeta especial con información general sobre Rotary y el club, así como materiales especialmente adaptados para el evento.

Hojas informativas: Las hojas informativas contienen detalles sobre los programas de Rotary, a fin de que los periodistas cuenten con información precisas para redactar el artículo que estamos tratando de generar.

TRANSMITIR NUESTRA ESENCIA

MENSAJES QUE TRANSMITEN LA ESENCIA DE ROTARY

Los mensajes que se citan a continuación pueden utilizarse en los materiales de Relaciones Públicas o aprovecharse al dirigir la palabra ante el público en actos en los que hay presencia de personas no rotarias. La forma en que se utilice cada uno de estos mensajes queda a criterio de quienes consideren apropiado su uso, hay algunos mensajes que contienen datos comunes por cuanto se presentan de modo tal que puedan ser aplicados a circunstancias diferenciadas.

1- Rotary es una de las Instituciones de servicio humanitario de más alcance en el mundo.

Los Rotarios son profesionales y empresarios prestigiosos consagrados a prestar servicio voluntario, para mejorar las condiciones de vida de sus respectivas comunidades. Más de 1.200.000 hombres y mujeres del mundo entero pertenecen a 32.581 clubes rotarios en aproximadamente 170 países. El lema de Rotary es Dar de Sí antes de Pensar en Sí. La organización atiende a las necesidades de las comunidades de todo el mundo.

2-Rotary se fundó en 1905. Durante su primer siglo de servicio:

Rotary aportó más de 500 millones de dólares y miles de voluntarios para colaborar en la inmunización contra la polio de 2.000 millones de niños, en el marco de la campaña mundial para erradicar esta enfermedad. Rotary patrocinó o recibió a más de 200.000 estudiantes que participaron en intercambios internacionales. Rotary otorgó becas de estudio internacionales a más de 34.000 estudiantes universitarios de 100 países. Rotary contribuyó con 1.500 millones de dólares a programas humanitarios destinados a promover la alfabetización, aliviar el hambre, mejorar la salud y proteger el medio ambiente.

3. Rotary promueve la paz y la comprensión internacional a través de sus programas educativos y humanitarios.

Rotary patrocina el programa internacional de becas más importante auspiciado por una entidad del sector privado. Desde sus comienzos 34.000 estudiantes de 100 países han prestado servicio como embajadores de buena voluntad y utilizado los conocimientos adquiridos fuera de su país para ayudar a sus respectivas comunidades. En conjunto con universidades de distintos países del mundo, Rotary ofrece la oportunidad de cursar programas de Maestría en campos relacionados con la paz y la resolución de conflictos, destinados a formar a la próxima generación de embajadores y líderes sociales. Los Clubes Rotarios emprenden cada año miles de proyectos humanitarios internacionales que, en forma paulatina, contribuyen a la unión del mundo. Al abordar los problemas que crean inestabilidad y ocasionan conflictos (el hambre, la pobreza, las carencias en materia de salud y el analfabetismo) Rotary ayuda a promover la paz.

4- La principal meta filantrópica de Rotary es la erradicación mundial de la polio.

La polio, enfermedad que produce la parálisis e incluso la muerte, aún constituye una amenaza para la población infantil de distintas áreas de África y Asia. Desde que Rotary emprendió el programa Polio Plus en 1985, los rotarios han colaborado en la inmunización de más de 2.000 millones de niños de 122 países, y han aportado más de 500 millones de dólares para liberar al mundo de la polio. En la década de 1980, aproximadamente 1.000 niños morían cada día a causa de la polio. Desde que Rotary y las demás organizaciones colaboradoras emprendieron la Iniciativa Mundial para la Erradicación de la Polio, el número de casos de esta enfermedad disminuyó en un 99%. Rotary es la principal entidad del sector privado que apoya la Iniciativa Mundial para la Erradicación de la Polio, habiendo aportado más de 500 millones de dólares y miles de voluntarios. Rotary proseguirá la lucha hasta que se certifique que el mundo está libre de polio y que todo niño está a salvo de esta desvastadora enfermedad.