LA ELABORACION DE UN PROGRAMA DE RR PP

TEMAS RELACIONADOS CON LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS.

1.- Fijación de metas

Las metas definidas por el Presidente del Club darán lugar a un programa que se definirá en participación con el Presidente del Comité de RR PP. La razonabilidad y factibilidad de esas metas deberán ser la base de la acción que el Club llevará a cabo durante el año Rotario y permitirán que el objetivo de difusión se alcance. La eficacia de esas metas dependerá de la correcta evaluación de las características que analizamos a continuación. Las metas deberán ser:

Compartidas:

Quienes participen en el establecimiento de una meta y en la definición de las estrategias para su logro estarán más comprometidos con su resultado final exitoso. Se deberá, en consecuencia consultar con los líderes del club, los socios y los dirigentes distritales al fijar las metas a alcanzar durante el año.

Mensurables:

Las metas deben presentar una idea clara y su resultado debe ser tangible para que los socios puedan aspirar a conseguir su logro.

Estimulantes:

Las metas deben ser lo suficientemente ambiciosas como para ir más allá de los logros realizados por el club en años anteriores.

Alcanzables:

Los Rotarios deberían poder alcanzar las metas con los recursos a su disposición. Al comparar las metas actuales con las metas previas logradas por el comité y el club, las metas del año deben parecer factibles.

Deben lograrse dentro de un plazo específico:

Las metas deberán ajustarse a un plazo o cronograma previamente establecido y consensuado con quienes deberán llevarlo a la práctica.

2 - Desarrollo del plan de acción.

El Programa de RR PP del club, se basará en un plan de acción a llevar a cabo durante el año Rotario. Este plan de acción definirá los objetivos de RR PP, las estrategias para alcanzarlos, y las etapas necesarias para lograr las sucesivas metas. El plan de acción deberá surgir del acuerdo de los líderes del club con el resto de los socios, luego de una clara exposición de objetivos y metas a alcanzar. El plan de acción deberá tener en cuenta los siguientes temas: Establecer un plazo para la ejecución de cada etapa; Determinar quién es responsable de implementar cada etapa; Establecer criterios para evaluar los avances y el éxito de cada etapa; Utilizar los recursos y materiales disponibles en el club, en el distrito y en RI para apoyar el logro de la meta; Tener asegurados los recursos humanos, informativos y económicos antes de actuar; Evaluar el éxito de metas anteriores y de su plan actual, y efectuar las modificaciones necesarias en función de la experiencia; Verificar que se realicen los avances hacia el logro de las metas según se previó; Motivar a los miembros del comité para seguir el plan de acción. A este fin, sugerimos tener en cuenta: La convicción de que la meta beneficiará a la comunidad, al club rotario, al Distrito y a Rotary; Las oportunidades de compañerismo que se presentarán; Las oportunidades de establecer contactos con otros Rotarios y con miembros destacados de la comunidad; La convicción de que la meta se puede alcanzar y el proyecto o actividad pertinente tendrá éxito; Que las tareas plantean un desafío o utilizan la propia experiencia; El reconocimiento que se recibirá como consecuencia de brindar tiempo y esfuerzo en pro de las metas del comité.

La utilización de estos factores motivadores ayuda a mantener el compromiso de los socios para con Rotary y fomenta la participación continua en las actividades del club.